Politique de confidentialité
Dernière mise à jour : 13 octobre 2026
La présente politique décrit la manière dont AYP Solutions, éditrice du service Contract Flow (contractflow.fr), collecte, utilise et protège vos données personnelles. Elle est établie conformément au Règlement général sur la protection des données (RGPD — UE 2016/679) et à la loi Informatique et Libertés.
1. Responsable du traitement
Pour toute question relative à vos données, écrivez-nous à l'adresse ci-dessus. Pour l'exercice de vos droits, voir la section 8.
2. Données collectées
2.1 Données de compte
- Nom, prénom
- Adresse e-mail professionnelle
- Mot de passe (stocké uniquement sous forme de hash cryptographique, jamais en clair)
- Paramètres d'authentification à deux facteurs (2FA)
2.2 Données contractuelles
- Caractéristiques des contrats : fournisseur, catégorie, dates, montants, préavis, indemnités, type de reconduction
- Contacts : personne en charge du contrat et son e-mail, contact chez le fournisseur (nom, e-mail)
- Description et objet du contrat
- Préférences : alertes de renouvellement, autorisations de comparaison de marché
2.3 Documents contractuels
- Fichiers PDF de contrats téléversés, stockés sur le serveur du service et accessibles uniquement à votre compte
2.4 Données techniques
- Journaux de sécurité (adresses IP, horodatage des accès) à des fins de protection du service
Aucune donnée de navigation n'est collectée à des fins publicitaires. Aucun cookie publicitaire n'est déposé. Vos données ne sont ni vendues, ni louées, ni échangées.
3. Finalités et bases légales
| Finalité | Base légale | Données |
|---|---|---|
| Création et gestion de votre compte | Exécution du contrat | Identité, e-mail, mot de passe (hash), 2FA |
| Gestion, stockage et consultation de vos contrats | Exécution du contrat | Données contractuelles, PDF |
| Analyse IA des contrats (extraction de champs, assistant de questions/réponses) | Exécution du contrat | PDF analysés, fiches contractuelles, questions posées |
| Alertes d'échéance et rappels de préavis | Exécution du contrat | Dates, préavis, préférences |
| Génération de comparatifs de marché et enrichissement de la base de données statistique | Exécution du contrat (fourniture du service de comparaison demandé par l'utilisateur) OU intérêt légitime (pour l'anonymisation et l'amélioration du service) | Données contractuelles (fournisseurs, prix, garanties, catégories) excluant toute donnée d'identité |
| Sécurité du service (2FA, journalisation) | Intérêt légitime — sécurité | Données techniques |
4. Traitement des données par l'intelligence artificielle
Contract Flow utilise l'intelligence artificielle pour deux fonctionnalités, déclenchées uniquement par vous :
- Extraction automatique des informations d'un contrat PDF téléversé (fournisseur, dates, montants, préavis…) ;
- Assistant de questions/réponses sur un contrat de votre portefeuille.
Ces traitements sont réalisés par Mistral AI (Mistral SAS, société française, Paris), agissant en qualité de sous-traitant :
- le document analysé et les informations de la fiche du contrat sont transmis à l'API de Mistral AI pour la durée du traitement ;
- les entrées et sorties peuvent être conservées jusqu'à 30 jours à des fins de surveillance des abus, puis sont supprimées automatiquement ;
- vos données ne sont pas utilisées pour l'entraînement des modèles (exclusion d'entraînement activée) ;
- l'infrastructure de traitement est située dans l'Union européenne.
5. Destinataires et sous-traitants
Vos données ne sont accessibles qu'à vous-même et à l'équipe d'AYP Solutions pour l'administration et le support technique. Chaque utilisateur n'accède qu'à ses propres contrats. Les données des autres utilisateurs ne sont visibles que sous forme de statistiques globales, anonymes et agrégées (par exemple, pour afficher des moyennes de prix de marché), sans qu'aucun contrat individuel ou donnée d'identité ne soit accessible à un tiers. Nos sous-traitants :
| Sous-traitant | Mission | Localisation |
|---|---|---|
| Hostinger International Ltd. | Hébergement du site, base de données, stockage des fichiers | Union européenne |
| Mistral AI (Mistral SAS) | Analyse IA des contrats (API La Plateforme) | France / Union européenne |
Tout transfert éventuel hors Union européenne par un sous-traitant est encadré par les clauses contractuelles types de la Commission européenne.
6. Durées de conservation
| Données | Durée |
|---|---|
| Compte utilisateur | Durée de l'inscription ; suppression à votre demande |
| Contrats et documents PDF | Jusqu'à votre suppression du contrat ou de votre compte |
| Contrats archivés | Conservés jusqu'à votre suppression définitive |
| Données envoyées à l'IA | 30 jours maximum chez le sous-traitant, puis suppression automatique |
| Journaux techniques de sécurité | 12 mois maximum |
La suppression d'un contrat ou d'un fichier PDF dans l'application entraîne sa suppression du serveur d'hébergement. Les éventuelles copies résiduelles chez le sous-traitant IA sont effacées automatiquement au terme de la fenêtre de 30 jours décrite ci-dessus.
En cas de suppression d'un compte ou d'un contrat, les données contractuelles préalablement anonymisées et intégrées à nos outils statistiques globaux sont conservées de manière irréversible, car elles ne permettent plus d'identifier l'utilisateur.
7. Sécurité
- Chiffrement TLS/HTTPS de toutes les communications
- Authentification à deux facteurs (2FA)
- Mots de passe stockés exclusivement sous forme de hash avec algorithme moderne
- Cloisonnement strict : chaque utilisateur n'accède qu'à ses propres contrats (contrôle systématique côté serveur)
- Protection contre l'injection SQL et le XSS
- Fichiers PDF servis uniquement via le contrôle d'accès du service
En cas de violation de données susceptible d'engendrer un risque élevé pour vos droits, vous seriez informé sans délai injustifié et la violation serait notifiée à la CNIL conformément à l'article 33 du RGPD.
8. Vos droits
Conformément au RGPD, vous disposez des droits suivants :
- Accès : obtenir la confirmation que vos données sont traitées et en recevoir une copie ;
- Rectification : corriger vos données (directement dans l'application ou sur demande) ;
- Effacement : supprimer votre compte, vos contrats et vos documents, en totalité ou individuellement ;
- Limitation et opposition pour les traitements fondés sur l'intérêt légitime ;
- Portabilité : recevoir vos données dans un format structuré ;
- Réclamation auprès de la CNIL (www.cnil.fr — 3 place de Fontenoy, TSA 80715, 75334 Paris Cedex 07).
Pour exercer ces droits, écrivez à contact@contractflow.fr. Une réponse vous sera apportée dans un délai maximal d'un mois. La suppression d'un contrat s'effectue directement depuis sa fiche.
9. Modifications
La présente politique peut être mise à jour pour refléter l'évolution du service. Toute modification substantielle vous sera notifiée et la date de dernière mise à jour figurera en tête de document.
10. Mineurs
Le service est destiné à des professionnels et n'est pas destiné aux personnes de moins de 15 ans. Aucune donnée n'est collectée sciemment auprès de mineurs.